Офис-менеджер - Лоцман офисной жизни
Стоит заметить, что в зависимости от организации и количества сотрудников офиса, обязанности офис-менеджера могут существенно различаться. Наиболее «универсальные» специалисты работают, как правило, в небольших компаниях, где штат не предполагает разделение обязанностей между десятками специалистов.
Поэтому все, что связано с организацией офисной работы, выполняет офис-менеджер. И швец и жнец? В большинстве случаев основные обязанности офис-менеджера связаны с двумя сферами: Регистрация корреспонденции, надзор распределения документов внутри организации, прием входящих сообщений и факсов, ведение базы данных – вот малая толика «бумажной» работы, которую выполняет офис-менеджер.
В отличие от секретарей и помощников, которые чаще всего работают при отдельном должностном лице в компании, офис-менеджер ведет общую документацию организации, выступая своеобразным сортировочным центром. Что касается организационной работы, в обязанности офис-менеджера входит проведение совещаний, оповещение сотрудников компании о совместных мероприятиях и нововведениях, встреча посетителей, ведение телефонных переговоров и т.п
На некоторых предприятиях офис-менеджеры выполняют часть работы службы персонала: По свидетельствам самих «хозяев офиса», их работа – прекрасная вероятность начать карьеру: Именно потому точка зрения офис-менеджера зачастую становится стартовой в карьерной лестнице. Тем больше что высшего образования от кандидатов на место не требуется, довольно кончить специализированные курсы.
Долго ли, коротко ли.. Качества, необходимые офис-менеджеру: Существует два типа программ подготовки офис-менеджеров: По свидетельству преподавателей, особенной популярностью у слушателей пользуются краткосрочные курсы, рассчитанные на 30–80 ак. Офис-менеджер – одна из тех специальностей, для которых не нужна глубокая теоретическая подготовка.
Чтобы заполучить минимальные необходимые знания и начать работать, продолжительно обучаться нетрудно не имеет смысла. Предложений для «спринтеров» на рынке достаточно много. Например, в центре «Специалист» при Московском государственном техническом университете им. Н.Э. Баумана вектор движения офис-менеджеров рассчитан на 36 ак. Программа учебного центра «Мир компьютеров» занимает 64 ак.
Центре дополнительного образования Московского института экономики, менеджмента и права – 80 ак. Продолжительные программы предлагают Международный центр обучения при Колледже МИД РФ (200 ак. Столичный центр экономики и права (220 ак.
Обратите внимание, большое количество учебных часов ещё не означает, что учиться предстоит долго. Многое зависит от интенсивности программы. Так, Международный центр обучения при Коллежде МИД РФ предлагает два варианта прохождения курса: Количество учебных часов при этом остается неизменным.
Чему научат Структура курса может немного различаться в зависимости от учебного центра и продолжительности, но в целом программы подготовки похожи. Большинство из них поделены на несколько блоков, посвященных разным аспектам работы офис-менеджера. Должностные обязанности В этом блоке преподают основы менеджмента и структурирования организаций, планирование и оперативное регулирование работы.
Организация рабочего процесса Вас научат принципам зонирования помещений, познакомят с санитарно-техническими нормами, предъявляемыми к рабочим местам, со спецификой функционирования курьерских служб. И даже расскажут об основных вариантах организации питания сотрудников. Снабжение Как спланировать расходы компании и приготовить отчет?
Что такое материальная ответственность? Каковы принципы оптимизации расходов? На эти и другие вопросы слушатели обязательно получают исчерпывающий ответ. Документооборот В этом разделе изучаются главные принципы работы с документами, основы делопроизводства, виды хозяйственных договоров, методики составления отчетов.
Управление персоналом и личностное взаимодействие Офис-менеджер – специалист, тот, что контактирует с большим количеством сотрудников компании. Поэтому ему необходимы умение выстроить работу вверенного ему подразделения, бесконфликтность, убедительность, правильная мотивация. Знание принципов грамотного взаимодействия помогут не только преуспеть на своем рабочем месте, но и продвинуться по карьерной лестнице в будущем.
Корпоративный стиль и этикет Зачастую как раз офис-менеджер является «лицом» компании. Он встречает клиентов, общается по телефону, занимается внутрикорпоративными мероприятиями. Поэтому очень важно соображать в корпоративной политике организации, быть в курсе принципы делового этикета, уметь организовывать конференции, семинары, презентации.
Подготовка офис-менеджеров не сводится к одной только теории. Обязательная доля программы – практические занятия, разбор реальных ситуаций, кейсов, деловые игры. За счет чего расширяется программа?
Некоторые курсы, например, Международный середина обучения при Коллежде МИД РФ, включили в программу подготовки офис-менеджеров еще и обучение основным компьютерным программам, используемым в офисе (Word, Excel, Access и т.п
